Politique de confidentialité — Accès aux données Microsoft (Outlook & OneDrive)

Document destiné à la procédure de vérification d'application Microsoft (Microsoft identity platform / Microsoft Graph). Il décrit comment LOM accède, utilise, stocke et partage les données des comptes Microsoft de ses utilisateurs lorsqu'ils connectent Outlook (agenda) et/ou OneDrive. Le connecteur Outlook (agenda) peut être activé au niveau du cabinet ou par chaque utilisateur pour son agenda personnel ; le connecteur OneDrive est, lui, activé au niveau du cabinet.

1. Éditeur et responsable du traitement

Éditeur / responsable du traitement

DCs Vision, SARL

SIREN / SIRET

879 262 202 00010

RCS

Chartres

TVA intracommunautaire

FR46879262202

Siège social

3 La Cocherie, 28240 Saint-Éliph, France

Représentant légal

Sébastien DAMIENS-CERF, gérant

Délégué à la protection des données (DPO)

Jérôme DAMIENS-CERF — dpo@lawyerofficemanager.fr

Site / Application

https://app.lawyerofficemanager.fr

LOM est un logiciel de gestion de cabinet d'avocats (dossiers, facturation, agenda, gestion documentaire). Les fonctions Microsoft décrites ci-dessous sont optionnelles : elles ne sont activées que si un cabinet — ou, pour l'agenda, un utilisateur au titre de son agenda personnel — choisit explicitement de connecter un compte Microsoft.

2. Champ d'application

Cette politique couvre exclusivement les données issues de Microsoft Graph auxquelles LOM accède via OAuth 2.0 (Microsoft identity platform) :

• Outlook / Microsoft 365™ — Agenda — synchronisation de l'agenda du cabinet.
• OneDrive — stockage des documents du cabinet.

Pour les autres traitements de l'application, se reporter à la politique de confidentialité générale de LOM.

3. Permissions (scopes) demandées et justification

LOM applique le principe du moindre privilège. L'autorité utilisée est https://login.microsoftonline.com/common (point de terminaison OAuth 2.0 v2.0).

3.1 Compte Microsoft personnel ou Microsoft 365 (autorisation déléguée — OAuth)

3.2 Accès applicatif (mode applicatif — consentement administrateur)

Mode alternatif réservé aux cabinets qui dédient une inscription d'application Azure™ AD et un compte de service à LOM ; pour l'agenda, un utilisateur peut également choisir ce mode pour son agenda personnel.

Ces permissions ne sont jamais demandées à l'utilisateur par LOM. Ce mode repose sur une inscription d'application fournie par le cabinet — identifiant de locataire, identifiant client et secret client —, créée par lui sur son propre locataire Azure AD : c'est l'administrateur du cabinet qui consent ces permissions d'application à sa propre inscription, et qui désigne les ressources ciblées — la boîte aux lettres (UPN) dont LOM gère l'agenda, et le lecteur OneDrive / SharePoint attribué au cabinet. Ces permissions ne passent pas par l'écran de consentement OAuth de LOM et ne sont pas déclarées par l'inscription d'application de LOM (celle du § 3.1) : LOM se borne à utiliser les identifiants que le cabinet lui remet, dont le secret client est chiffré au repos (§ 6) et supprimé à la déconnexion du connecteur (§ 7).

4. Données Microsoft consultées et écrites

4.1 Outlook — Agenda

LOM lit et écrit, pour les agendas que vous avez désignés uniquement : objet (titre), corps / description, lieu ; date / heure de début et de fin (avec fuseau), statut « journée entière » ; participants (adresses e-mail) ; et des propriétés étendues internes (singleValueExtendedProperties, lomTypeId/lomDossiers/lomTiers) reliant l'évènement à un dossier et à des contacts. Ces propriétés sont privées.

LOM lit par ailleurs la liste de vos agendas à seule fin de vous permettre de sélectionner ceux à synchroniser. LOM n'accède pas à votre messagerie (e-mails), à vos contacts, à vos autres boîtes aux lettres, ni aux paramètres de votre compte Microsoft.

4.2 OneDrive

LOM crée, lit, met à jour et supprime, dans son propre dossier de travail (sous un dossier racine LOM), les documents du cabinet : pièces des dossiers, modèles et factures, documents des tiers, remises SEPA, avis et mandats. Ces documents peuvent contenir des données à caractère personnel et des informations confidentielles.

5. Finalité d'utilisation des données

Les données Microsoft sont utilisées exclusivement pour afficher et synchroniser l'agenda du cabinet, et pour stocker et restituer ses documents. LOM n'utilise pas ces données à des fins de publicité, ne les revend pas, et ne les exploite pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

5.1 Assistant IA connecté par l'utilisateur (connecteur MCP)

LOM propose un connecteur MCP (Model Context Protocol) optionnel, qui n'est actif que si un cabinet le paramètre et qu'un utilisateur y branche son propre assistant IA (Claude™, ChatGPT™, Copilot™…), sous son propre abonnement chez l'éditeur de son choix. LOM ne fournit aucun assistant et n'a pas d'IA embarquée.

Lorsque cet assistant est connecté, et uniquement à la demande explicite de l'utilisateur formulée dans sa conversation, il peut consulter les évènements d'agenda du cabinet — y compris ceux issus d'Outlook / Microsoft 365 lorsqu'un agenda Outlook est connecté. Ce transfert :

• est déclenché par l'utilisateur lui-même, à son initiative et pour une fonctionnalité qui lui est décrite dans l'interface ;
• s'effectue avec l'identité et les droits exacts de l'utilisateur, après un consentement OAuth distinct ;
• ne sert en aucun cas à entraîner ou améliorer un modèle, ni chez LOM, ni — au titre des conditions professionnelles des éditeurs concernés — chez l'éditeur de l'assistant ;
• ne transmet jamais les fichiers eux-mêmes à l'assistant (LOM ne délivre qu'un lien de téléchargement signé, à durée limitée, destiné à l'utilisateur) ;
• est révocable à tout moment par la déconnexion du connecteur.

Les traitements propres à ce connecteur, et notamment le rôle de l'éditeur de l'assistant, sont détaillés dans la politique de confidentialité du connecteur Assistant IA (MCP).

6. Stockage et sécurité

• Les caches de jetons OAuth (MSAL), jetons de rafraîchissement et secrets client sont chiffrés au repos (chiffrement applicatif adossé à Azure Key Vault) avant tout enregistrement en base.
• Les jetons d'accès de courte durée sont obtenus et rafraîchis à la demande par MSAL ; seul le cache chiffré est conservé.
• Échanges réseau en HTTPS/TLS ; hébergement sur Microsoft Azure™ (région UE) ; accès cloisonné par cabinet, et par utilisateur pour un agenda personnel (les jetons d'un agenda personnel ne sont accessibles qu'à son titulaire).

7. Conservation et suppression des données

• À la déconnexion d'un connecteur Microsoft par un cabinet ou un utilisateur (agenda personnel), les identifiants associés (cache de jetons chiffré, secret client) sont supprimés de notre base.
• Pour le stockage OneDrive, les documents sont au préalable recopiés vers Azure Files avant suppression de la configuration.
• LOM ne supprime pas les évènements ou fichiers côté Microsoft : ils restent la propriété du titulaire du compte.
• Vous pouvez révoquer l'accès depuis les applications autorisées de votre compte Microsoft ou via la console d'administration Azure AD.

8. Partage des données

LOM ne partage les données Microsoft avec aucun tiers à des fins commerciales. Les seuls flux sont : vers Microsoft Graph pour exécuter les opérations demandées ; vers notre hébergeur (Microsoft Azure), sous-traitant technique.

9. Localisation des données et transferts hors Union européenne

LOM héberge ses propres données sur Microsoft Azure, en régions France (Union européenne). En revanche, une fois transmises au service Microsoft de votre organisation (Outlook Calendar, OneDrive), les données d'agenda et de fichiers sont hébergées et traitées par Microsoft dans ses propres centres de données, dont la localisation dépend du tenant et de ses réglages : Union européenne et pays tiers, dont les États-Unis.

• Qui décide de la localisation — Microsoft et l'administrateur du tenant, pour leur propre infrastructure. LOM ne choisit pas la région d'hébergement d'un tenant et n'a aucun moyen de la restreindre.
• Encadrement (art. 44 à 49 du RGPD) — ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et par la certification Data Privacy Framework (DPF) du fournisseur.
• Risque résiduel — un pays tiers peut ne pas offrir un niveau de protection équivalent à celui du RGPD : les autorités locales peuvent, dans certains cas, demander l'accès aux données. Ces garanties encadrent ce risque, elles ne le suppriment pas. Les documents et les agendas d'un cabinet d'avocats pouvant relever du secret professionnel, l'activation doit être une décision consciente.
• Information préalable et trace — cette qualification (zone d'hébergement, garantie, risque) est affichée dans LOM avant l'activation du connecteur, avec une case d'acceptation explicite. L'activation comme la désactivation sont consignées — date, compte auteur, fournisseur, périmètre, version du texte présenté —, ce qui documente l'instruction donnée par le cabinet ou par l'utilisateur.
• Ne pas activer — un cabinet qui ne veut aucun transfert hors Union européenne peut simplement ne pas activer ce connecteur : sans activation de sa part, aucune donnée ne quitte l'hébergement français de LOM.

10. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Ces droits s'exercent auprès du contact du § 1. Réclamation possible auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

11. Modifications

Cette politique peut être mise à jour ; la date en tête de document fait foi. Les changements substantiels seront portés à la connaissance des utilisateurs.