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Politique de confidentialité de l'application

Lawyer Office Manager (LOM) est édité par DC's Vision (SARL, SIREN 879 262 202, RCS de Chartres). LOM attache une importance particulière à la protection de vos données, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). L'application et ses données sont hébergées sur une infrastructure cloud française (Microsoft Azure™, régions France) ; les échanges sont chiffrés (HTTPS/TLS) et les accès cloisonnés par cabinet. Les journaux techniques nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité du service sont hébergés dans les mêmes régions.

Traitements dont l'éditeur est responsable

Pour votre compte utilisateur, la facturation de l'abonnement et la sécurité du service, DC's Vision est responsable de traitement :

  • Compte & authentification — identité, e-mail, téléphone, mot de passe (haché), rôles. Base légale : contrat. Durée : le temps de l'abonnement, puis anonymisation.
  • Facturation de l'abonnement — factures, IBAN du cabinet, mandats SEPA. Base légale : contrat et obligation comptable. Durée : 10 ans.
  • Mails et SMS de service — coordonnées, contenu des messages. Base légale : contrat ou intérêt légitime. Durée : le temps de l'envoi.
  • Double authentification — clé de votre application d'authentification, codes de secours (empreintes) et, si vous choisissez le SMS, votre numéro de téléphone. Base légale : contrat et intérêt légitime (sécurité). Durée : tant que la double authentification est active ; supprimées à sa désactivation. Le SMS est envoyé via OVHcloud™ (France), déjà notre prestataire d'envoi : aucune donnée nouvelle ne lui est confiée, seule la finalité du numéro s'élargit.
  • Sessions de connexion — jetons de session liés à votre compte, dates d'émission et d'expiration. Base légale : contrat (accès au service). Durée : une session expire après 30 jours sans utilisation, et dans tous les cas au bout de 90 jours ; les jetons périmés ou révoqués sont ensuite supprimés automatiquement. Changer son mot de passe révoque immédiatement les sessions ouvertes.
  • Sécurité & journaux — adresse IP, identifiant, horodatage. Base légale : intérêt légitime (sécurité). Durée : 30 jours ; les journaux, techniques comme applicatifs, sont collectés par l'hébergeur et purgés automatiquement au terme de ce délai. La journalisation applicative de sécurité conservée 12 mois chez un sous-traitant tiers a été supprimée en août 2026.

LOM ne réalise aucune prospection commerciale (pas de newsletter ni de démarchage) et ne vend aucune donnée. Pour les données des dossiers de votre cabinet, voir la section « Données des cabinets & traitements » ci-dessous.

Cookies & stockage local

L'application n'utilise aucun traceur publicitaire ou analytique. Seuls des éléments techniques strictement nécessaires (session, préférences d'affichage, notifications) sont stockés dans votre navigateur ; leur inventaire détaillé figure dans la politique cookies & traceurs.

Le site vitrine que vous consultez ici est un cas distinct : il mesure son audience avec Google Analytics™, dont les cookies ne sont déposés qu'après votre consentement. Le détail figure dans les mentions légales — section Cookies.

Connecteurs de services externes

Lorsqu'un cabinet — ou un utilisateur, pour son agenda personnel — connecte un service externe (agenda, stockage de documents, messagerie ou enrichissement de données), LOM accède aux données du compte tiers concerné. Chaque fournisseur fait l'objet d'une ou plusieurs politiques de confidentialité dédiées, qui détaillent les données consultées, les périmètres d'accès (scopes) demandés, le partage et la conservation. Vous les retrouvez ci-dessous, regroupées par fournisseur :

Google™

Microsoft™

Mailo™

Nextcloud™

Pappers™

Localisation des données. Ces connecteurs ne se valent pas au regard des transferts hors Union européenne. Ceux de Google et de Microsoft (agenda et stockage de documents) peuvent en emporter un : l'hébergement dépend des centres de données du fournisseur, et le transfert est alors encadré par les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et par la certification Data Privacy Framework (DPF). Ceux de Mailo sont hébergés en France. Pour Nextcloud, auto-hébergé, la localisation et la sécurité de l'instance relèvent du cabinet qui la désigne — LOM ne les connaît pas. Cette information est affichée avant l'activation d'un connecteur, avec une case d'acceptation explicite ; l'activation comme la désactivation sont consignées (date, compte auteur, fournisseur, périmètre, version du texte présenté). Le détail figure dans la politique de chaque fournisseur ci-dessus.

LOM en tant que fournisseur OAuth

LOM permet à des applications tierces d'accéder à l'API LOM en votre nom, après votre autorisation explicite (connexion OAuth). Lorsque vous autorisez une application :

  • l'application reçoit un jeton d'accès qui porte l'intégralité de vos droits (pleine délégation, sans périmètre restreint) ;
  • ce jeton porte aussi votre nom et votre adresse e-mail, que l'application peut donc lire sans même interroger LOM ;
  • en dehors de ces deux éléments, aucune donnée n'est transmise d'elle-même à l'application : pour le reste, elle accède aux mêmes données que vous, via l'API ;
  • LOM conserve l'identité de l'application autorisée, la date de votre consentement et les jetons émis (afin de pouvoir les révoquer).

Vous pouvez révoquer l'accès d'une application à tout moment depuis l'écran « Mon compte » (rubrique « Applications connectées »). La révocation supprime les jetons conservés et interdit toute nouvelle connexion ; un jeton déjà délivré peut en revanche rester utilisable jusqu'à une heure, le temps de sa validité.

Deux sortes d'applications coexistent. Celles qu'un owner de cabinet déclare lui-même se gèrent dans les paramètres du cabinet. Les autres sont enregistrées globalement par l'éditeur — les compléments Word, Outlook et Gmail, et le connecteur Assistant IA ci-dessous : elles n'apparaissent dans les paramètres d'aucun cabinet, et c'est votre autorisation, révocable depuis « Mon compte », qui les gouverne.

Connecteur Assistant IA (MCP)

Si vous le décidez, vous pouvez brancher votre propre assistant d'intelligence artificielle (Claude™, ChatGPT™, Microsoft Copilot™…) sur LOM, et lui demander de consulter ou de préparer des éléments de vos dossiers. C'est le seul connecteur où un tiers vient lire vos données. L'assistant n'obtient un accès qu'après votre autorisation explicite, avec vos droits et rien de plus, et vous pouvez la révoquer à tout moment. Les données qu'il consulte transitent chez son éditeur : sur des dossiers couverts par le secret professionnel, vérifiez d'abord les conditions de votre abonnement chez cet éditeur.

Rattachement d'e-mails à un dossier

À votre demande, LOM peut rattacher des e-mails à un dossier. Trois moyens :

  • lecture d'une boîte mail — celle du cabinet ou votre boîte personnelle, si vous en avez configuré une dans LOM — via le protocole IMAP, avec les identifiants que vous avez saisis (conservés chiffrés) : LOM lit les en-têtes (expéditeur, objet, date) des messages pour vous permettre de choisir, sans rien copier tant que vous n'avez pas explicitement sélectionné un message ;
  • import d'un fichier .eml que vous déposez vous-même ;
  • module complémentaire installé dans votre messagerie (Gmail ou Outlook) : il n'accède qu'au message que vous avez ouvert — et, côté Gmail, aux autres messages de la même conversation si vous cochez « Toute la conversation » avant de rattacher —, pendant qu'il est actif, et ne transmet ces messages que lorsque vous cliquez sur « Rattacher ». À l'ouverture du volet, en revanche, il envoie automatiquement à LOM l'identifiant technique du message affiché, et lui seul, pour vous indiquer s'il est déjà classé dans un dossier. Détail des autorisations demandées dans les politiques dédiées au module complémentaire Gmail et au complément Outlook.

Seuls les messages que vous sélectionnez explicitement sont enregistrés : le message complet (corps et pièces jointes) est alors stocké dans l'espace de stockage du cabinet (Azure ou le connecteur cloud activé), comme une pièce du dossier. LOM en conserve en outre, dans sa base, quelques métadonnées : l'adresse de l'expéditeur, l'objet, la date, l'identifiant technique du message, sa provenance et le nom de la personne qui l'a rattaché — c'est ce qui permet de retrouver un message et de ne pas le rattacher deux fois.

Ces correspondances pouvant contenir des données personnelles de tiers et relever du secret professionnel, leur accès suit les mêmes règles que les autres documents du dossier. Vous pouvez détacher un mail à tout moment (sauf s'il est engagé dans un circuit de validation) : le message et ses métadonnées sont alors réellement supprimés. C'est le seul moyen de les retirer : LOM n'applique aux mails rattachés aucune suppression automatique au bout d'un certain temps.

Demande de pièces au client d'un cabinet

Un cabinet peut réclamer des pièces à son client sans que celui-ci ait de compte LOM : LOM lui envoie un lien de dépôt. C'est le seul cas où une personne sans compte LOM interagit avec l'application — le lien tient lieu d'autorisation. Il est signé, de portée limitée et valable trente jours.

  • Qui le reçoit : les destinataires que le cabinet désigne au moment de l'envoi (LOM propose les adresses des clients du dossier, le cabinet peut les modifier). Le lien peut aussi être copié depuis l'application et transmis par un autre moyen : c'est alors le cabinet seul qui décide à qui il le remet.
  • Ce qui est transmis : l'e-mail porte le nom du cabinet, la référence du dossier, le nom du client, l'intitulé des pièces attendues (et le format demandé), et le lien. La page de dépôt n'ajoute que les coordonnées du cabinet, la date d'échéance du lien et l'indication des pièces déjà reçues : aucun autre élément du dossier n'est accessible depuis le lien, et aucun document existant ne peut y être consulté ni téléchargé.
  • Ce que le destinataire peut faire : déposer un fichier, et seulement pour les pièces énumérées dans le lien — rien d'autre ne peut être ajouté au dossier, et une pièce déjà reçue ne peut plus être remplacée par ce moyen. Les fichiers déposés sont rangés dans l'espace de stockage du cabinet, exactement comme une pièce déposée par le cabinet lui-même, et suivent les mêmes règles d'accès et de conservation. L'auteur de la demande est averti du dépôt ; s'il n'a plus accès au cabinet, c'est le propriétaire du cabinet qui l'est à sa place — jamais une boîte extérieure au cabinet.
  • Durée et extinction : LOM ne conserve aucune donnée propre à la demande — tout son périmètre voyage, chiffré, dans le lien lui-même. Il en résulte que le lien ne peut pas être révoqué avant son échéance et que LOM ne garde aucune trace de son envoi (ni destinataire, ni historique). Le lien cesse en revanche de fonctionner — page comme dépôt — dès que le cabinet n'a plus aucun accès actif à LOM, et de toute façon trente jours après son émission. Le départ de l'utilisateur qui l'a émis, en revanche, ne l'interrompt pas : le lien est celui du cabinet, pas celui de son auteur. Un cabinet qui veut interrompre une demande en cours doit donc en informer son client.

L'e-mail part de la boîte du cabinet lorsqu'il en a configuré une ; à défaut, du service d'envoi de LOM pour le compte du cabinet. Le choix des pièces demandées et des destinataires relève du cabinet, responsable des données de ses dossiers.

Notifications sur votre appareil

Si vous les activez — c'est facultatif, appareil par appareil, et sur votre demande explicite —, LOM peut vous envoyer des notifications (fin d'un traitement, dépôt d'une pièce par un client, document à valider dans le parapheur). Sans activation, rien n'est envoyé et rien n'est enregistré.

Une notification web transite nécessairement par le service de notification de votre navigateur (Google pour Chrome™ et Edge, Mozilla™ pour Firefox™, Apple™ pour Safari™) — ce n'est pas un choix de LOM, c'est le fonctionnement même des notifications web. Son contenu est chiffré de bout en bout (norme VAPID) : ces services acheminent la notification sans pouvoir la lire, et aucune donnée de dossier ne leur est accessible. Ils connaissent en revanche l'existence de l'envoi et l'adresse technique de votre navigateur, ce qui leur révèle que vous utilisez LOM.

Support : l'équipe LOM peut consulter la liste de vos appareils activés (libellé, état et dates — jamais les clés ni l'adresse technique) et y envoyer une notification de test pour diagnostiquer un problème de réception ; cette notification ne contient aucune donnée de dossier.

LOM conserve, pour chaque appareil activé, cette adresse technique, les clés de chiffrement fournies par votre navigateur, un libellé (« Chrome sur Windows™ ») et les dates d'envoi : rien d'autre — ni identifiant publicitaire, ni géolocalisation, ni suivi de navigation. Vous pouvez retirer un appareil ou couper un type d'évènement à tout moment depuis Mon compte > Préférences > Notifications ; les données de l'appareil retiré sont supprimées. Les e-mails correspondants partent dans tous les cas : la notification ne remplace aucun envoi.

Données des cabinets & traitements

Les données traitées au sein de l'application (dossiers, factures, documents, agenda…) le sont dans le cadre du contrat d'abonnement, l'éditeur agissant en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Le détail des traitements, des durées de conservation et des conditions de sécurité figure dans les mentions légales et la politique de confidentialité du site.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer, ou pour toute question relative à la protection des données, écrivez au délégué à la protection des données (DPO) : Jérôme Damiens-Cerf — dpo@lawyerofficemanager.fr (8 quai Saint-Jean, 41000 Blois). Votre demande est traitée sous un mois (art. 12 RGPD).

Si vous êtes client ou contact d'un cabinet utilisateur de LOM, le cabinet est responsable des données de ses dossiers : adressez-lui votre demande — si vous nous saisissez, nous la lui transmettons et vous en informons. Certaines données échappent à l'effacement le temps d'une obligation légale (facturation, données fiscales NF525 — art. 17.3.b) ou du secret professionnel de l'avocat.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).