Politique de confidentialité — Plateforme de facturation électronique Pennylane™

Application : Lawyer Office Manager (LOM) — app.lawyerofficemanager.fr

Dernière mise à jour : 15 octobre 2026

Document décrivant comment LOM transmet les factures émises d'un cabinet à Pennylane, plateforme agréée (PA) de facturation électronique choisie par ce cabinet — quelles données sont transmises, quand, quelles données sont relues, et comment elles sont traitées. Le connecteur est optionnel et activé au niveau du cabinet, par son propriétaire.

1. Éditeur et responsable du traitement

Éditeur / responsable du traitement: DCs Vision, SARL
SIREN / SIRET: 879 262 202 00010
RCS: Chartres
TVA intracommunautaire: FR46879262202
Siège social: 3 La Cocherie, 28240 Saint-Éliph, France
Représentant légal: Sébastien DAMIENS-CERF, gérant
Délégué à la protection des données (DPO): Jérôme DAMIENS-CERF — dpo@lawyerofficemanager.fr
Site / Application: https://app.lawyerofficemanager.fr

LOM est un logiciel de gestion de cabinet d'avocats. La fonction décrite ci-dessous est optionnelle : elle n'est activée que si un cabinet choisit explicitement de connecter son compte Pennylane (au moyen d'un jeton d'API d'entreprise). Pennylane (Pennylane SAS) est une plateforme agréée par l'administration fiscale pour la facturation électronique (immatriculation n° 0022) et un logiciel de comptabilité.

Pour ces données, le cabinet est responsable du traitement ; LOM et Pennylane agissent chacun pour son compte, comme sous-traitants. Le cabinet contracte directement avec Pennylane (conditions générales de Pennylane et leur convention de traitement des données).

2. Champ d'application

Cette politique couvre exclusivement les échanges entre LOM et l'API de Pennylane pour la transmission des factures émises du cabinet et le suivi de leur état. Pour les autres traitements de l'application, se reporter à la politique de confidentialité générale de LOM.

Elle couvre aussi les factures que DCs Vision, éditeur de LOM, adresse à ses propres clients — les cabinets abonnés à LOM et les clients de ses prestations — et qu'elle pourra transmettre par son propre compte Pennylane, une fois cette transmission activée (§ 11).

3. Mode d'authentification et identifiants collectés

Le connecteur utilise un jeton d'API d'entreprise, créé par le cabinet dans son compte Pennylane et saisi une seule fois dans les paramètres du cabinet. Ce jeton :

est vérifié auprès de Pennylane avant enregistrement (lecture de l'inscription du cabinet à la facturation électronique) ;
est chiffré au repos (chiffrement applicatif adossé à Azure™ Key Vault) et jamais réaffiché ;
peut être supprimé à tout moment (suppression du connecteur dans LOM, ou révocation du jeton dans Pennylane), ce qui met fin à toute transmission.

Les droits utilisés sont la lecture et l'écriture des factures clients, la lecture de l'inscription à la facturation électronique et, pour les factures de particuliers et de clients étrangers (§ 5), la lecture et l'écriture des clients et des pièces jointes. Le cabinet peut ajouter, facultativement, la lecture des comptes bancaires et des opérations bancaires : elle ne sert qu'à vérifier si sa banque alimente Pennylane (§ 6), condition de l'option décrite au § 5, et rien d'autre. Les échanges sont effectués exclusivement en HTTPS/TLS.

4. Quand les données sont transmises

Automatiquement, à l'émission : dès qu'une facture ou un avoir est émis dans LOM, il est transmis à Pennylane, sans autre action de l'utilisateur.
À l'activation, si le cabinet le demande : en activant le connecteur, le cabinet peut choisir de transmettre aussi les factures et avoirs déjà émis depuis le début du mois en cours (jamais au-delà) ; ils partent alors au passage suivant. Sans ce choix, seules les factures émises après l'activation sont transmises.
Puis périodiquement : LOM relit l'état des factures transmises chez Pennylane (validation, dépôt, réception, acceptation, refus, encaissement…) toutes les heures tant que la facture chemine vers le client, puis une fois par jour lorsqu'elle est chez lui. Il retente aussi, automatiquement, les factures dont la transmission a été interrompue par une erreur technique passagère ou par un blocage depuis corrigé (fiche du client complétée, document régénéré).
À la demande : un utilisateur du cabinet peut relancer la transmission d'une facture (« Transmettre maintenant »), notamment après un échec répété, qui n'est plus retenté automatiquement.
Encaissements, automatiquement : lorsqu'un paiement est enregistré dans LOM (ou rejeté, ou modifié) sur une facture transmise — qu'elle ait été émise par la facturation électronique ou enregistrée dans la comptabilité du cabinet —, LOM relit chez Pennylane, périodiquement, le restant dû de cette facture et son indicateur « payée », pour vérifier que le paiement y est rapproché : au plus toutes les heures pendant les premiers jours, puis une fois par jour tant qu'un écart subsiste. Il relit aussi, au plus une fois par jour et si le jeton le permet, la présence d'opérations bancaires (§ 6).
Sur choix du cabinet seulement : si le cabinet coche l'option « Signaler les factures soldées » — offerte uniquement lorsque sa banque n'alimente pas Pennylane —, LOM écrit chez Pennylane qu'une facture entièrement payée dans LOM, et toujours ouverte chez Pennylane quelques jours après, est payée (§ 5).

Seules les factures émises à partir de l'activation du connecteur sont transmises (ou, au choix du cabinet, depuis le début du mois de l'activation). Toutes le sont, quel que soit le client : celles adressées à des clients professionnels établis en France par la facturation électronique, celles adressées à des particuliers ou à des clients établis hors de France dans la comptabilité Pennylane du cabinet (§ 5). Les factures de particuliers et de clients étrangers déjà émises depuis l'activation, qui n'étaient pas transmises jusqu'ici, le sont au premier passage qui suit la mise à jour de LOM.

5. Données transmises à Pennylane

Client professionnel établi en France — LOM transmet le fichier Factur-X de la facture : le PDF de la facture, qui embarque les mêmes informations sous forme structurée, et que Pennylane émet vers le client par la facturation électronique. Il contient :

l'identité du cabinet émetteur (dénomination, SIREN, n° de TVA, adresse) ;
l'identité du client facturé, qui est une entreprise : dénomination, SIREN, n° de TVA intracommunautaire, adresse ;
le numéro, la date, l'échéance et les montants de la facture (par taux de TVA), les conditions de paiement et, pour un avoir, la référence de la facture corrigée.

Particulier, ou client établi hors de France — la facture n'est pas émise par la plateforme : elle est enregistrée dans la comptabilité Pennylane du cabinet. LOM transmet alors :

la fiche du client, que LOM crée chez Pennylane si elle n'y existe pas encore (et retrouve ensuite grâce à une référence technique propre à LOM) : pour un particulier, son prénom, son nom et son adresse ; pour une société, sa dénomination, son adresse et, s'ils sont renseignés, son SIREN et son n° de TVA intracommunautaire ;
le PDF de la facture, tel qu'il a été émis ;
le numéro, la date, l'échéance et les montants de la facture, sous forme structurée, avec une ligne par taux de TVA portant la désignation générique des prestations (et, le cas échéant, une ligne « débours » sans détail) et, pour un avoir, le lien vers la facture corrigée lorsqu'elle a elle-même été transmise.

Que cet enregistrement comptable vaille aussi déclaration (e-reporting) auprès de l'administration fiscale n'est pas confirmé par Pennylane à ce jour : LOM ne le promet pas.

Secret professionnel : les données structurées de la facture ne portent qu'une désignation générique des prestations, paramétrée par le cabinet : aucune diligence, aucun libellé de temps passé ni aucune information du dossier n'y figure. Le PDF, lui, est le document de la facture tel que le modèle de facture du cabinet le met en page : si ce modèle détaille les diligences, ce détail est transmis avec lui. Pour préserver le secret professionnel, le cabinet utilise un modèle à désignation générique et remet le détail des prestations à son client hors plateforme, par le relevé de diligences.

LOM associe aussi à chaque facture (pas aux avoirs), chez Pennylane, son numéro comme référence de rapprochement bancaire : Pennylane peut ainsi rapprocher seul le virement du client dont le libellé porte ce numéro.

Facture signalée payée (option du cabinet, désactivée par défaut) : LOM indique à Pennylane que la facture est payée en totalité — sans date, ni montant, ni moyen de paiement, et sans aucune autre donnée. Ce signalement est irréversible depuis LOM (un paiement revenu impayé se corrige dans Pennylane), il n'est jamais fait pour une facture partiellement payée, et il ne l'est que si l'option est cochée et que la banque du cabinet n'alimente pas Pennylane au moment de l'envoi. LOM ne crée jamais, chez Pennylane, ni opération bancaire ni paiement.

6. Données relues chez Pennylane

l'inscription du cabinet à la facturation électronique (activée ou non, et son état par SIREN) ;
pour chaque facture transmise : son identifiant chez Pennylane, le résultat de sa validation, son état dans le circuit de la facturation électronique (déposée, émise, reçue, approuvée, refusée, rejetée, en litige, encaissée) avec le motif éventuel, et l'identifiant du flux ;
pour une facture de particulier ou de client étranger : l'identifiant de la fiche du client chez Pennylane (utilisé le temps de la transmission, non conservé) et celui de la facture enregistrée, qui n'a pas d'état de facturation électronique à relire ensuite ;
pour toute facture transmise dont un paiement est enregistré dans LOM : son restant dû, son indicateur « payée » et son statut de paiement chez Pennylane ;
facultativement, si le jeton porte les droits bancaires en lecture : la liste des comptes bancaires du cabinet chez Pennylane et, pour chacun, la dernière opération des 30 derniers jours. De cette lecture, LOM ne retient que la date de l'opération la plus récente : ni libellé, ni montant, ni contrepartie, ni numéro de compte ne sont conservés ni journalisés. Sans ces droits, rien n'est lu et l'option du § 5 reste indisponible.

Ces informations sont conservées dans LOM, avec l'historique des changements d'état, pour que le cabinet suive ses factures et leurs paiements.

7. Finalité d'utilisation

Les données sont utilisées exclusivement pour permettre au cabinet de satisfaire son obligation de facturation électronique par la plateforme qu'il a choisie et d'en suivre l'état, pour tenir sa comptabilité chez Pennylane des factures qui n'empruntent pas la facturation électronique, et pour y refléter les paiements enregistrés dans LOM (rapprochement). Ce suivi des paiements est comptable : LOM n'adresse, à ce titre, aucune déclaration de paiement à l'administration fiscale. LOM n'utilise pas ces données à des fins de publicité, ne les revend pas et ne les exploite pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

8. Stockage et sécurité

Le jeton d'API est chiffré au repos avant enregistrement en base ; il n'est déchiffré qu'au moment d'appeler Pennylane.
Le fichier Factur-X envoyé est conservé temporairement dans l'espace de stockage du cabinet, à côté de la facture, pour pouvoir le renvoyer à l'identique en cas d'incident sans créer de doublon : il est supprimé dès que Pennylane en confirme la réception, ou le refuse. Si la transmission est abandonnée après plusieurs erreurs, il reste conservé jusqu'à sa reprise. Pour une facture de particulier ou de client étranger, rien n'est conservé : le PDF émis est relu tel quel à chaque essai. Les factures de l'éditeur font exception (§ 11).
Échanges réseau exclusivement en HTTPS/TLS ; l'hébergement de LOM est sur Microsoft Azure™ (région UE) ; accès cloisonné par cabinet.

9. Côté Pennylane : hébergement et réutilisation

Le flux de facturation électronique (plateforme agréée) est hébergé en France, sur des serveurs qualifiés SecNumCloud ; la facture est aussi enregistrée dans la comptabilité Pennylane du cabinet, hébergée dans l'Union européenne. Pennylane s'engage à n'opérer aucun transfert hors de l'Union européenne et est certifiée ISO/IEC 27001.
Les conditions générales de Pennylane (art. 20.3, « Traitement ultérieur ») lui réservent la réutilisation de certaines données à des fins de statistiques, d'anonymisation et d'amélioration de son service. Cette clause relève du contrat entre le cabinet et Pennylane ; LOM ne peut pas y déroger.

Les traitements opérés par Pennylane relèvent de sa propre politique de confidentialité (voir pennylane.com).

10. Partage des données

LOM ne partage avec aucun tiers à des fins commerciales les données concernées. Les seuls flux sont : vers l'API de Pennylane, pour transmettre les factures et en relire l'état ; vers notre hébergeur (Microsoft Azure), sous-traitant technique ; et, lorsqu'une facture est bloquée ou refusée, vers le prestataire d'envoi des e-mails de LOM, pour le récapitulatif adressé au cabinet (numéro de la facture, état, motif — sans le fichier). Lorsque Pennylane refuse le jeton d'API (expiré ou révoqué), un unique message prévient le cabinet, sans aucune donnée de facture ; LOM cesse alors d'appeler Pennylane jusqu'à l'enregistrement d'un nouveau jeton.

11. Factures de l'éditeur de LOM à ses clients

LOM permet à DCs Vision de transmettre par son propre compte Pennylane les factures qu'elle émet comme éditeur de LOM : celles des cabinets abonnés (accès de leurs utilisateurs, dépassement du quota de stockage) et celles de ses prestations. Cette transmission n'est pas encore activée : tant qu'elle ne l'est pas, ces factures sont adressées aux cabinets comme auparavant, sans passer par Pennylane, et rien de ce qui suit n'a lieu. Ce paragraphe décrit ce qui se produira lorsqu'elle le sera. Pour ces factures, DCs Vision est responsable du traitement et Pennylane son sous-traitant. La transmission ne sera pas automatique : elle partira quand l'éditeur envoie la facture depuis son espace d'administration, ce qui la fige.

Données transmises : le fichier Factur-X de la facture, qui porte l'identité du client facturé (dénomination, SIREN, n° de TVA intracommunautaire, adresse), le numéro, la date, l'échéance et les montants, et le détail des lignes : pour un cabinet abonné, l'adresse e-mail de chaque utilisateur facturé, son profil et la période d'accès, ou le quota de stockage et sa durée ; pour une prestation, le nombre de jours, la période et, s'il est indiqué, le client final. Pour un abonnement réglé par prélèvement SEPA, le fichier porte aussi l'IBAN débité du cabinet, la référence de son mandat et l'identifiant créancier de l'éditeur ; pour une prestation, l'IBAN de réception de l'éditeur.
Données relues : l'état de la facture dans le circuit de la facturation électronique, comme au § 6, et son restant dû. Lorsqu'il est nul, LOM relit la date de la transaction bancaire rapprochée par Pennylane — sa date seule, ni libellé, ni montant, ni contrepartie — et marque la facture payée, ce qui prolonge l'accès des utilisateurs facturés. Ces relectures ont lieu environ toutes les heures tant que la facture chemine vers le client, puis au moins toutes les six heures tant qu'elle n'est pas payée, et cessent dès que son paiement est constaté.
Conservation : le Factur-X envoyé est conservé dans l'espace de stockage de l'éditeur, pour être renvoyé à l'identique en cas d'incident et pour que le cabinet client télécharge le fichier qu'il a reçu.

12. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Ces droits s'exercent auprès du contact du § 1. Les factures transmises sont soumises aux obligations légales de conservation des factures, qui priment sur une demande d'effacement. Réclamation possible auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

13. Modifications

Cette politique peut être mise à jour ; la date en tête de document fait foi. Les changements substantiels seront portés à la connaissance des utilisateurs.