Politique de confidentialité — Complément Word™ « LOM — Aide à la rédaction »

Document décrivant comment le complément Word™ de LOM, nommé « LOM — Aide à la rédaction », accède au document que vous avez ouvert pour y insérer des champs de fusion, y citer les pièces d'un dossier et générer un bordereau de pièces : quelle permission Office™ est demandée, quelles données sont transmises à LOM, comment elles y sont conservées, et quels sont vos droits. Le complément est optionnel et s'installe à l'initiative de l'utilisateur ou de l'administrateur Microsoft 365™ du cabinet.

1. Éditeur et responsable du traitement

Éditeur / responsable du traitement

DCs Vision, SARL

SIREN / SIRET

879 262 202 00010

RCS

Chartres

TVA intracommunautaire

FR46879262202

Siège social

3 La Cocherie, 28240 Saint-Éliph, France

Représentant légal

Sébastien DAMIENS-CERF, gérant

Délégué à la protection des données (DPO)

Jérôme DAMIENS-CERF — dpo@lawyerofficemanager.fr

Site / Application

https://app.lawyerofficemanager.fr

Assistance

https://lawyerofficemanager.fr/contact.html

LOM est un logiciel de gestion de cabinet d'avocats. Le complément Word décrit ci-dessous est optionnel : il n'agit que si l'utilisateur l'installe, se connecte à son compte LOM et déclenche lui-même une insertion ou une génération. Un compte LOM actif est nécessaire ; sans lui, le complément n'a aucune fonction.

2. Champ d'application

Cette politique couvre exclusivement le complément Word et les données auxquelles il accède. Elle ne couvre ni le complément Outlook™ (rattachement d'e-mails), ni le connecteur Outlook Agenda & OneDrive™, ni les autres traitements de l'application, décrits dans la politique de confidentialité générale de LOM.

3. Permission Office demandée

Le complément déclare dans son manifeste la permission :

• ReadWriteDocument — « lecture et écriture du document ouvert ».

L'écriture est la fonction même du complément : insérer à l'emplacement du curseur les jetons de champ de fusion (${…}), les citations de pièces, et réécrire ces citations sous la forme « cote : nom » lors de la génération d'un bordereau. La lecture sert à retrouver, dans le document, les citations de pièces afin de les coter dans l'ordre où elles apparaissent.

Cette permission porte sur le seul document ouvert, pendant que le volet est actif. Elle ne donne accès ni à vos autres documents, ni à votre poste, ni à votre stockage cloud, ni à votre messagerie. Le complément ne s'active sur aucun événement automatique : il ne fait rien tant que vous n'avez pas ouvert son volet et cliqué.

4. Authentification à LOM

Pour interroger vos dossiers, vous connectez le complément à votre compte LOM au moyen du protocole OAuth 2.0 (Authorization Code + PKCE), dans une fenêtre de dialogue Office. Le complément ne voit jamais votre mot de passe LOM. Il n'utilise pas l'authentification unique Microsoft Entra ID : il n'obtient de Microsoft™ aucune identité ni aucun jeton d'accès à votre compte Microsoft 365. Les jetons d'accès LOM obtenus :

• sont conservés dans le stockage local du navigateur qui héberge le volet, sur votre poste ;
• ne donnent au complément que les droits dont vous disposez déjà dans LOM ;
• peuvent être révoqués à tout moment, depuis le bouton « Se déconnecter » du volet, ou depuis la rubrique « Applications connectées » de votre compte LOM.

5. Données échangées avec LOM

5.1 Ce que le complément demande à LOM

• l'arborescence des champs de fusion disponibles pour le type de document choisi ;
• le texte que vous saisissez dans la recherche de dossier, et la liste des dossiers correspondants ;
• la liste des pièces du dossier sélectionné, et la liste des modèles de bordereau du cabinet ;
• lors de la génération d'un bordereau : l'identifiant du dossier, la liste ordonnée des identifiants de pièces avec leur cote et, le cas échéant, l'identifiant du modèle. LOM renvoie une archive ZIP (les pièces renommées à leur cote et le bordereau.docx), téléchargée sur votre poste.

5.2 Ce qui ne quitte JAMAIS votre poste

6. Finalité d'utilisation

Les données échangées servent exclusivement à : proposer les champs de fusion du type de document choisi, retrouver le dossier et ses pièces, produire le bordereau et l'archive des pièces cotées. Elles ne sont pas revendues, ne sont pas utilisées à des fins publicitaires, ne sont pas exploitées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, généralisés ou personnalisés, et ne sont lues par aucun humain chez l'éditeur, sauf accord exprès de l'utilisateur pour un besoin précis (assistance sur incident), obligation légale, ou nécessité de sécurité.

7. Stockage et sécurité

Les dossiers et les pièces d'un cabinet d'avocats relèvent de données sensibles, couvertes par le secret professionnel de l'avocat. Le complément n'en crée aucune copie durable :

• Chiffrement en transit : tous les échanges avec l'API de LOM sont effectués exclusivement en HTTPS/TLS (TLS 1.2 ou supérieur).
• Aucun stockage côté complément : hormis les jetons d'accès (§ 4), le complément ne conserve rien ; les données affichées dans le volet vivent en mémoire, le temps de la session.
• Le ZIP du bordereau est téléchargé directement sur votre poste, dans votre dossier de téléchargements ; sa conservation vous appartient.
• Côté serveur : les pièces restent dans l'espace documentaire du cabinet, cloisonné par cabinet et chiffré au repos (AES-256), hébergé sur Microsoft Azure™ (région Union européenne) ou sur le stockage cloud que le cabinet a lui-même connecté. La génération d'un bordereau ne modifie pas les pièces d'origine.
• Contrôle d'accès : le complément ne voit que les dossiers et pièces auxquels votre compte LOM a déjà accès.

8. Partage, transfert et divulgation des données

LOM ne vend pas ces données et ne les partage à aucune fin publicitaire. Elles ne sont partagées qu'avec les catégories de destinataires suivantes, dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du service :

• Microsoft (Microsoft Azure, région Union européenne) — notre hébergeur, sous-traitant technique au sens du RGPD ;
• le fournisseur de stockage cloud choisi par le cabinet (par exemple Microsoft OneDrive™, Google Drive™, Mailo™ ou Nextcloud™) — sous-traitant technique ;
• les autorités habilitées — uniquement lorsque la loi l'impose ;
• les personnes que vous désignez vous-même — les utilisateurs habilités du cabinet.

En dehors de ces cas, aucune donnée n'est transmise à un quelconque tiers. Nos sous-traitants sont contractuellement tenus de ne traiter ces données que sur nos instructions et d'assurer le même niveau de protection. Microsoft fournit l'application Word et sa plateforme de compléments ; sa propre politique de confidentialité s'applique aux traitements qu'il opère.

9. Conservation

Le complément ne conserve aucune donnée de dossier. Les dossiers, pièces et modèles restent conservés dans LOM sous la maîtrise du cabinet, dans les conditions prévues aux conditions générales et à la politique de confidentialité générale. Les jetons d'accès expirent automatiquement et sont supprimés à la déconnexion.

10. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Ces droits s'exercent auprès du contact du § 1. Réclamation possible auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

11. Désinstallation

Vous pouvez retirer le complément à tout moment : Insertion → Compléments → Mes compléments, puis supprimer « LOM — Aide à la rédaction » (ou, en déploiement d'entreprise, auprès de l'administrateur Microsoft 365 du cabinet). La suppression met fin à tout accès ; les documents déjà rédigés et les bordereaux déjà téléchargés restent sur votre poste.

12. Modifications

Cette politique peut être mise à jour ; la date en tête de document fait foi. Les changements substantiels seront portés à la connaissance des utilisateurs.